A reunião técnica que poderia ser e-mail ou até um recadinho no board

A chegada do Home Office é quase que a oitava maravilha do mundo para profissionais que desejam trabalhar remotamente, pois possibilitou que profissionais tenham maior possibilidade de se candidatar a uma vaga de emprego fora do seu estado, enquanto abriu um leque de novas e boas contratações para empresas.


No entanto, se tem uma coisa que ele reforçou e multiplicou é a tal da reunião desnecessária.


Nesse conteúdo vamos tratar por reuniões desnecessárias, aquelas que poderiam ser um e-mail ou um recadinho no board.


Creio que esse tipo de reunião não é novidade para você, pelo menos não se você trabalha no universo da agilidade, onde essas reuniões já até viraram memes de camisetas. Mas, se você ainda não sabe quais são essas reuniões, eu contextualizo elas pra você.


Veja bem!


Trata-se daquelas “chamadas urgentes” que convocam o time inteiro para falar sobre uma possível demanda ou implementação que ainda nem mesmo tem toda a documentação ou todas as informações técnicas que validam aquela implementação como algo possível.


E aí, acontece de parar o time todo para tratar de algo que ainda não se sabe se vai ou não acontecer, nem quando, nem como e nem porque.


Infelizmente isso é algo muito comum e atrapalha o andamento do projeto, estressa o time e mostra o despreparo do profissional que o convocou todo o time para esse tipo de reunião.


Pensa comigo: não dá para fazer uma implementação sem a documentação necessária e não dá para validar os documentos necessários sem as informações necessárias. Portanto, não deveria ser feita a convocação do time para uma reunião que teoricamente não vai dar em nada. Vai ser tudo muito no plano das ideias e pouco efetiva.


Sim, eu concordo que o time deve ser informado da possibilidade de uma nova implementação, concordo que se há a necessidade de aprimoramento de uma função, o time tem que estar ciente.


Contudo, nesses casos a procedência correta é chamar o PO, informar-lhe sobre as necessidades, reforçar com ele as informações que até então disponíveis e deixar ele proceder com as próximas fases (detalhamento, quebra das user stories, definição das regras de negócios, critérios de aceite, e então o refinamento com o time).


Quando eu coloco isso assim, você consegue ter uma dimensão de quantas etapas são puladas quando acontecem essas convocações?


Percebe que a informação de que haverá uma nova funcionalidade, que pintou uma nova necessidade pode ser repassada por um comunicado, uma mensagem ou recado, somente para deixar o time alerta/ciente? Pois é. Isso pode e deve ser feito através de outras ferramentas como um e-mail ou no próprio board utilizado pelo time. Sem convocações.


A reunião com o time


Jamais o primeiro procedimento diante de uma novidade é marcar uma reunião técnica com o time inteiro. Até porque faz parte da cultura do Scrum o envio de informações prévias para o PO, para que ele possa discutir com o time, analisar e chegar a uma resposta definitiva em uma cerimônia específica para isso, aí sim, produtiva. O mesmo vale para os bugs tá.


Repito: reunir o time sem as observações e informações necessárias nunca deve ser um procedimento de praxe.


Bruna, o que as reuniões têm a ver com a cultura do Scrum, que você acabou de falar?

Bom, faz parte da cultura desse framework, que o time trabalhe com foco e comprometimento. E, se ainda não se tem um motivo e um objetivo claro, qual deverá ser o foco? O time vai se comprometer com o quê exatamente?


Viu que esse tipo de coisa fere os valores do framework?


O time tem que estar blindado contra qualquer interferência que venha de fora. Por isso ele não tem que ficar sendo chamado e parado o tempo todo para fazer reuniões improdutivas. Aliás, esse é um ótimo exemplo de um time que projeto que roda o Scrumlhambado. Me desculpe a franqueza.


Vale ressaltar que existe uma cerimônia dentro do Scrum, chamada cerimônia de refinamento, que é própria para isso. Nelas, as solicitações que chegaram para o PO previamente com todas as informações necessárias, serão analisadas pelo time que no que lhe compete, que irão dar o retorno (que pode ser sim ou não e, até mais que isso, contribuir com ideias de como executar determinada funcionalidade da melhor forma possível).


Agora, resumindo e entregando a mensagem principal desse conteúdo: uma reunião com o time técnico no meio da Sprint, deve acontecer só em caso de incêndio. Isso é: use mais as ferramentas de contato disponíveis. Envie e-mail, deixe um recadinho, compartilhe anexos, enfim... Só não convoque reuniões técnicas que poderia ser e-mail ou um recadinho no board.


Por favor, em nome de todos os profissionais que prezam pelo bom trabalho, pare com isso!


E já que falamos em ferramentas e Scrumlhambado, vou deixar aqui alguns links de conteúdo relacionados e que com certeza vão ajudar com esses detalhes tão importantes para o bom andamento dos projetos e a harmonia da equipe.


Segue:


Leia também:

Espero ter ajudado nessa reflexão e no seu dia a dia. E até o próximo!


Ah! Descubra aqui se você está realmente preparado para assumir o papel de PO!


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